Lokallagsrapportering
Alle frivillige organisasjoner i Norge plikter sende inn rapport om økonomi og virksomhet. Overordnet ledd i organisasjonen er pålagt å samle inn slik dokumentasjon fra sine lokallag. Nedenfor ser dere hvilke dokumenter vi trenger fra lokallagene og kan laste ned de skjemaene dere trenger.
- Underskrevet Årsregnskap (inkl. balanse og revisjonsberetning) (excel)
- Underskrevet skjema Årsrapport fra lokallag (eget skjema fra BUFdir) (word)
- Liste over styresammensetning (word)
- Underskrevet Årsmelding
- Underskrevet Årsmøteprotokoll
- Undeskrevet skjema for likepersonarbeid, hvis dere har hatt det (word)
NHFs krav til lokallagsrapportering, er tilpasset de kravene som er satt av BUFdir, Brønnøysundregisteret, Lotteritilsynet, lover om regnskapsføring osv.
Lokallagsrapportene skal sendes til regionen snarest mulig etter årsmøtet, og senest innen 1. mai.
Rapportene må ha underskrifter og sendes til regionen elektronisk/skannet eller evt. pr. post.
Send alle dokumentene samlet i én sending slik at regionen enkelt kan kontrollere at alt er mottatt.
Årsregnskap og skjemaet «Årsrapport fra lokallag», må sendes inn hvert år selv om lokallaget evt. bare har årsmøte annet hvert år.
- Årsregnskap
Skjemaet fra NHF bør helst benyttes for å sikre at NHF får samme informasjon fra alle lokallagene. Hvert eksterne tilskudd til lokallaget, må spesifiseres. Årsregnskap fra et regnskapsprogram kan benyttes hvis balanse og inntekts- og utgiftspostene fra NHFs skjema framkommer tydelig.
Årsregnskap skal revideres og underskrives av revisor. Revisjonsberetningen kan legges ved.
Regnskapstallene fra lokallaget legges inn i NHFs database for lokallaget. Brukes bl.a. som grunnlag for utbetaling av MVA-kompensasjon.
- Rapport til Bufdir (skjemaet Årsrapport fra lokallag)
Departementet krever at dette skjemaet fylles ut. Det danner grunnlag for at lokallaget kan regnes som «tellende lokallag» og kan motta offentlige tilskudd og støtte.
- Styresammensetning
Navn og kontaktadresse til alle styremedlemmene blir lagt inn i NHFs database for lokallaget.
- Årsmelding
Dette er styrets offentlige redegjørelse for aktiviteten det siste kalenderåret. Myndighetene kan ved stikkprøver sjekke at lokallaget arbeider etter formålet, og at aktivitet beskrevet i årsmeldingen, stemmer med mottatte tilskudd og rapporterte inntekter/utgifter i årsregnskapet.
Ta med så mye som mulig av det lokallaget holder på med.
Årsmeldingen bør inneholde:
- Hvem har sittet i styret og antall styremøter i løpet av året.
- Antall medlemmer i lokallaget
- Interessepolitisk aktivitet; kontakt med kommunen, høringsbrev ol.
- Medlemsaktivitet; medlemsmøter, turer, likepersonarbeid ol.
- Representasjon og deltakelse i eventuelle utvalg; kommunale råd ol.
- Økonomi; stikkord om situasjonen, ekstra inntekter eller utgifter ol.
- Avslutning; hvordan dere vurdere laget generelt og kommende år.
- Årsmøteprotokoll
Årsmøteprotokollen skal kortfattet og oversiktlig vise hvilke saker som ble behandlet på årsmøtet, og hva som ble vedtatt i hver sak.
Årsmøteprotokollen bør inneholde:
- Tid og sted for årsmøtet
- Godkjenning av innkalling til årsmøtet
- Navn på møteleder og protokollunderskrivere
- Godkjenning av årsmelding
- Godkjenning av revidert årsregnskap
- innkomne forslag (hvis det har kommet noen forslag)
- Handlingsplan og budsjett for neste år (frivillig for lokallagene)
- Valg av styret.
(Det skal fremgå tydelig hvem som er valgt i hvilken posisjon og for hvor lenge. Oversikt over hele styret bør settes opp med anmerkning om den enkelte er ny, gjenvalgt eller gjenstående/ikke på valg. Valgperioden er normalt 2 år.)
- Valg av revisor eller navn på revisor som skal fortsette.
- Valg av delegater til regionens og evt. landsforeningens årsmøte
Årsmøteprotokollen underskrives av møteleder og oppnevnte protokollunderskrivere.
- Rapport om likepersonarbeid
BUFdir krever at organisasjonens likepersonarbeid dokumenteres.
NHFs behandling av lokallagsrapporteringen.
Alle årsmøtedokumentene fra alle lokallagene lagres elektronisk i NHFs database. Informasjon fra databasen brukes bl.a. til å beregne MVA-kompensasjon, til å fordele medlemskontingenten og til å dokumentere antall tellende lokallag og evt. likepersonarbeid ved søknad om offentlig driftsstøtte. Lokallag som ikke har sendt inn korrekt dokumentasjon, skal ifølge BUFdir. ikke regnes som «tellende lokallag».
Myndighetene kommer på uanmeldt besøk til NHF for å kontrollere virksomheten. Da sjekker de også lokallagsrapporteringen fra tilfeldig valgte lokallag.
