Tekst og Foto: Stein Wilmann
Hele Norge havnet plutselig på hjemmekontor, alle møter og andre ansamlinger av folk bråstoppet og vi ble sittende hjemme alle sammen. Men vi trenger å møtes! Og vi hadde løsningene klare allerede før pandemien brøt ut, vi hadde til og med begynt så smått og bruke dem, men nå ble det plutselig viktigere enn noen sinne!! Nå går vi digitalt og møtes på video!
Hva er fordelene med et digitalt møte?
Det er tre helt åpenbare fordeler: Reiseavstander, Tidsbruk og Økonomi. Nå er det ingen forskjell på om du bor bare et steinkast unna regionkontoret eller om det er en liten dagsreise. Tiden det tar å koble seg opp er den samme i Tønsberg som på Geilo. Men det er ikke bare reisetiden man sparer. Slike møter har også en tendens til å bli litt kortere enn når vi møtes fysisk, kanskje er det mindre utenomsnakk? Og sist men ikke minst er slike møter myyyye billigere!!
Er det noen ulemper?
Selvsagt! Alle som har prøvd slike møter vet at de glir enklere når deltagerne kjenner hverandre fra før. Tidligere var telefonmøter eneste alternativ, og det var veldig slitsomt spesielt hvis du ikke kjente de øvrige deltakerne. Video gjør det mye lettere! Nå kan du se den som snakker! Se mimikk, se håndbevegelser og se kroppsspråk. Men likevel er det fortsatt litt mer slitsomt over tid enn når man sitter samlet rundt et bord eller i en møtesal. Man må være enda mer disiplinert med ikke å snakke i munnen på hverandre. Det er ikke like lett å be om ordet, og sist men ikke minst: Vi blir ikke kjent med hverandre på samme måten.
Blir det mye videomøter i fremtiden?
Man trenger ikke være klarsynt for å se at det nok kommer til å bli mer bruk av videomøter i fremtiden. Men med bakgrunn i ulempene nevnt ovenfor vil vi garantert fortsette å møtes fysisk. Særlig i de settingene der det sosiale står i sentrum. Rene styremøter, komitemøter etc. vil nok i mye større grad gjøres på denne måten i fremtiden enn det har gjort til nå. Vi kan spare mye både tid og penger på det. Men sosiale samlinger, medlemsmøter etc. vil vi garantert fortsette med på “gammelmåten”. Jeg klarer liksom ikke helt å se for meg 30 personer i et lokallag sittende på hvert sitt sted og spise en juletallerken mens de ser de andre på skjermen…
Så hvordan fungerer det?
Du må ha en PC, nettbrett eller mobiltelefon med høyttaler, mikrofon og kamera. PC eller nettbrett er nok absolutt å foretrekke fremfor mobiltelefon, men siden du kan klare deg med bare en mobiltelefon vil dette være noe som er tilgjengelig for de aller fleste. Et headsett med mikrofon kan være kjekt å ha, men er over hodet ikke noe krav.
I tillegg må man ha et “virtuelt møterom”. NHF sentralt har en løsning som har mange slike virtuelle møterom. I regionen har vi for tiden tilgang til tre slike møterom. Anna-Lisbeth, Atle og Stein har hvert sitt møterom som kan brukes. I eksemplene i denne artikkelen vil jeg bruke Anna-Lisbeths møterom, da det er det som for tiden blir brukt mest.
Det hele starter med at du i innkallingen/invitasjonen til møtet/samlingen får oppgitt en adresse som denne: https://pexip.me/meet/30867429/ Dette aser ut som en WEB-adresse, og der er fordi det er nettopp er en WEB-adresse. Den klikker du på eller limer inn i WEB-leserne din. Du komme da til en webside som ser ut som dette:
I realiteten har man da to alternativer, og det er de to som er ringet inn her. Man kan enten trykke på den store knappen for å delta direkte i nettleseren, eller man kan bruke et eget Pexip-program som man starter ved å trykke på den litt mindre knappen helt til venstre. Siden det å delta direkte gjennom nettleseren er det enkleste går jeg gjennom det først. Det beste resultatet får du om du bruker Google Chrome eller FireFox. Om du ikke har en av dem kan Microsoft Edge og Safari på Mac (ikke iPad/iPhone) også brukes men da er det ikke all funksjonalitet som er tilgjengelig og opplevelsen av å være med i møtet kan bli dårligere. Når du klikker på den store knappen kommer du til et nytt vindu som ser ut som dette (De røde ringene og tallene har jeg satt på):
1. Dette er indikatorer for om mikrofon og kamera er på eller av når du går inn i møtet. Her har jeg slått av kameraet fordi ellers ville jeg sett bilde av meg selv i bakgrunnen i istedenfor sort som nå, og da hadde det blitt vanskeligere å beskrive for dere.
2. Er en indikator som viser volumnivået på mikrofonen. Hvis prøver å snakke litt ser du at den grønne indikatoren går litt opp og ned. Hvis den går litt under halvveis opp er det fint nivå for de andre å høre det du sier. 3. Dette er en knapp du kan trykke på for å teste at lyden fra Pexip kommer i høyttaleren din (eller i headsettet). 4. Dette er knappen for å åpne “avanserte innstillinger”. Jeg går ikke gjennom det her, men det er her du velger kamera (hvis du har flere), høyttalere (hvis du har både headsett og høyttalere) osv. 5. I dette feltet skriver du navet ditt. Det viser hvem du er når du kommer inn i møterommet. Dette er spesielt viktig i møter der ikke alle kjenner deg godt. 6. Når du er klar til å gå inn i møterommet trykker du på denne knappen og du kobles inn i møterommet.
Hvis du er den første inn i møterommet ser vinduet du kommer inn i slik ut:
1. Dette er kontrollene du vil bruke mest. Den første knappen slår mikrofonen av og på (kalles også
“å mute”. Den røde i midten avslutter din deltagelse i møterommet. (De andre fortsetter uten deg.) Og den siste slår av og på kameraet.
2. Her er flere kontroller som du ikke bruker så mye. Den første er hvis du skal vise en presentasjon, eller noe annet du har på skjermen din. Den neste gir deg et telefontastatur. Det har du ikke bruk for hos oss. Den tredje blåser opp videomøtet til å fylle hele skjermen, og den siste åpner et “chat vindu” til venstre for videobildet. Her kan man skrive kommentarer underveis i møtet.
3. Denne knappen gir deg de samme “avanserte innstillingene” som du også hadde i det forrige skjermbildet.
Hvis noen andre har kommet inn i møterommet før deg ser bildet ca. slik ut. Den som snakker (eller snakket sist) er i stort bilde, og de andre som er tilstede er i små. Hvis du beveger musa di inne i bildet, vil de samme kontrollene som jeg viste rett over kommer frem på de samme plassene på skjermen.
Bruke Pexip-programmet (appen)
Hvis du ikke kan starte møtet rett i nettleseren må du bruke Pexip-programmet. Da klikker du på knappen for det i det aller første skjermbildet jeg viste i denne artikkelen. Hvis programmet ikke allerede er installert på maskinen din vil du komme til en side hvor du kan gjøre det. (Litt forskjellig side om du bruker telefon/Pad eller PC). Når programmet starter vi det se helt likt ut som det jeg har beskrevet for å koble seg opp via nettleser. Den eneste forskjellen med å bruke programmet fremfor nettsiden er at kvaliteten på lyd og bilde har en tendens til å være litt bedre gjennom programmet enn gjennom nettsiden, men forskjellen er ikke større enn at det er opp til deg selv hva du vil bruke.
Noen råd til slutt
Først og fremst: Slå av mikrofonen når du ikke snakker. Husk at alle andre lyder i rommet ditt også sendes til alle andre.
Hvis det er mange (mer enn 10) i møtet er det ikke alle som vises på skjermen. Bruk da gjerne chatten for å be om ordet. Da er det lettere for den som leder møtet å holde rede på talelisten.
Prøv å unngå å ha et vindu rett bak deg. Det vil stort sett være mye lysere enn rommet og du blir veldig mørk eller bare en skygge.
Lykke til med digitale møter!
