Som følge av myndighetenes forbud mot større møter og arrangementer har Norges Handikapforbund vedtatt at alle organisasjonsledd har anledning til å utsette sine årsmøter eller velge å ikke holde årsmøter i år.
I NHFs lover § 4-1 står det at årsmøtene skal gjennomføres innen utgangen av mars for lokallagene og innen utgangen av juni for regioner og landsforeninger. Denne regelen er opphevet nå i 2020.
Om dere derimot ønsker å gjennomføre årsmøter digitalt, finnes det mange muligheter for å gjøre det. På denne siden vil dere finne 9 gode tips til gjennomføring av digitale årsmøter. Fra vurdering av årsmøteform til innkalling, gjennomføring og signering av protokoll.
Tips 1: Nødvendig teknologi
- Et digitalt møterom (Pexip, Skype, Teams ol.) NHF tilbyr lån av møterom.
- En avstemmings-app. Gjerne Forms:
https://forms.office.com/ (sikrer anonymitet) - Chat – velg et digitalt møterom som har chat.
- Mobil – i tilfelle krise og folk trenger å kontakte årsmøtet.
Tips 2: Vurdering
§ 4-1 Styret bestemmer tid og sted jfr. Digitale årsmøter er nytt for mange. Vi anbefaler styret å vurdere hva som er det mest egnede alternativet ut fra:
- Har alle tilgjengelig teknologi? (kan to eller tre sitte sammen?) Kontakt gjerne medlemmer dersom dere er i tvil.
- Hvordan er kultur og temperatur? Er det høye diskusjoner? Mange diskusjoner kan gjøre digital årsmøteavvikling vanskeligere.
- Er det mange saker som skal behandles? Få saker og plankekjøring er en fordel når man er fersk i digital avvikling.
- Kan man øke deltakelse ved å tilby både fysisk og videodeltakelse når koronakrisen er over?
Tips 3: Innkalling
Følg vanlig prosedyre:
- Varsle medlemmer 3 uker før (gjerne epost, dernest sms, brev). Varsel må inneholde opplysninger om tid, sted, info og møterom, mulighet til å klage/få hjelp, og angi frist for innkomne saker til årsmøtet (som er 14 dager før). Si hvordan dere annonserer endelig innkalling (epost? Facebook eller begge?)
- Send ut endelig innkalling med sakspapirer og innkomne saker 1 uke før årsmøtet.
Tips 4: Slik ser en digital innkalling ut
https://www.avfallsforum.mr.no/uploads/llPaOYnT/Innkallingtildigitaltrsmte2020.pdf
Legg også til link til møterom og informasjon om hvordan delegatene kan ytre seg (chat) og hvordan man kan ha hemmelige valg (Forms).
Tips 5: Utsending
- Første valget: E-post (de fleste har det, og det er billig og effektivt).
- Andre valget: de som ikke har oppgitt sin e-postadresse kan motta sms med henvisning til Facebook (hvor de finner innkalling og årsmøtepapirer). Be om å få epostadresse til delegatene, det er avgjørende for å stemme.
- Vurder om dere skal sende brev eller ringe de resterende. Det viktigste er å gi delegatene mulighet til å si i fra dersom digital avvikling er umulig, enten via telefon, eller epost.
- Dersom noen ikke kan, er det mulig å gå i dialog og diskutere løsninger.
Tips 6: Lag mappe til møteleder
Styret bør forberede årsmøtet så mye som mulig:
- Skaff en digital medlemsliste slik at dere har kontroll på hvem som har rett til å delta. Det gir også oversikt til møteleder.
- Årsmelding
- Årsregnskap
- Innkomne saker i Word
- Epostliste til alle delegatene
- Forslag fra valgkomiteen
- Sett opp mulige valg-situasjoner i Forms: Valg av leder, styremedlemmer mm.
Tips 7: Praktisk gjennomføring
- Arranger et prøveårsmøte
- Leder ønsker velkommen, informerer om hvordan man tar ordet via chat, hvordan valg foregår, og går deretter i gang med saksliste.
- Vær forberedt på at det kan komme motforslag på møteleder, og da må dere bruke chat eller Forms.
- Når møteleder er valgt overtar vedkommende ansvaret for gjennomføring av årsmøtet.
- Følg sakslisten som vanlig. Bruk chat for meningsutveksling og Forms for valg (foruten om enstemmige valg).
- Husk å gi folk litt tid når det stemmes (20 sek ++).
Tips 8: Krav til møteleder
- Møteleder må beherske digitale møterom, chat og app for avstemming (for eksempel Forms).
- I tillegg må møteleder kjenne til NHF sine lover og forskrifter og generell møteledelse.
Tips 9: Protokoll
- Gå for digital protokoll. Det forenkler innsending og dokumentasjon til for eksempel Lotteristiftelsen og NHF.
- Gå gjerne for en digital signering. Digipost har en enkel og billig løsning: En med signaturrett må gå inn og opprette en bruker for organisasjonsleddet via: https://signering.posten.no/virksomhet/#/
- Alle lokallag/landsforeningslag må regnskapsrapportere til lotteristiftelsen innen fristen 1. juni.
