Som følge av myndighetenes forbud mot større møter og arrangementer anbefaler Norges Handikapforbund at alle organisasjonsledd gjennomfører årsmøtene gjennom alternative møteformer i 2021. Det finnes mange muligheter for å gjennomføre årsmøter digitalt, men de kan også gjennomføres per E-post eller telefon.
På denne siden vil dere finne gode tips om alt fra vurdering av årsmøteform til innkalling, gjennomføring og signering av protokoll. Vi undersøker hvilke avstemmingssystemer som er best egnet for organisasjoner som oss, og kommer tilbake med mer informasjon om dette i neste uke.
Tips 1: Systemer og teknologi
- E-post og telefon fungerer som møteform, så lenge dere sørger for at protokoller og avstemning foregår på lovmessig måte (mer om dette nedenfor).
- Til digitale møter trenger dere et digitalt møterom (Zoom, Skype, Teams eller lignende).
- Et avstemmings-system. (Mer informasjon kommer)
Chat – velg et digitalt møterom som har chat. - Mobil – i tilfelle krise og folk trenger å kontakte årsmøtet.
Tips 2: Vurdering
I henhold til NHFs lover § 4-1 bestemmer styret tid og sted. Vi anbefaler styret å vurdere hva som er det mest egnede alternativet ut fra:
- Har alle tilgjengelig teknologi? Kontakt gjerne medlemmer dersom dere er i tvil.
- Hvordan er kultur og temperatur? Er det høye diskusjoner? Mange diskusjoner kan gjøre digital årsmøteavvikling vanskeligere.
- Er det mange saker som skal behandles? Få saker og plankekjøring er en fordel når man er fersk i digital avvikling.
Tips 3: Innkalling
Følg vanlig prosedyre ihht NHFs lover § 4-1 for overholdelse av tidsfrister for varsling, innkalling og frist for innsending av saker som ønskes behandlet i årsmøtet. Husk å opplyse om at årsmøtet 2021 avholdes digitalt.
- Lokallag skal varsle medlemmer 3 uker før (gjerne per E-post eller SMS). Regioner og landsforeninger har egne frister, se NHFs lover og forskrifter i denne lenken. Varsel må inneholde opplysninger om tid, sted, info om møteform, mulighet til å klage/få hjelp, og angi frist for innkomne saker til årsmøtet (som er 14 dager før). Fortell hvordan dere annonserer endelig innkalling, om det er for eksempel via E-post, Facebook eller andre steder. Send ut endelig innkalling med sakspapirer og innkomne saker 1 uke før årsmøtet.
- Forslag, spørsmål, benkeforslag mv. bør sendes inn på forhånd.
Av hensyn til gjennomføringen bør styret i innkallingen henstille til at de medlemmer som har spørsmål, kommentarer, endringsforslag, eller forslag til saker ut over de som fremgår av saksdokumentene oversender disse til styret på E-post før årsmøtet. Dette vil lette gjennomføringen for dirigenten, og bidra til en bedre behandling av sakene på årsmøtet.
Det samme gjelder dersom det fremmes andre kandidater til tillitsverv enn de som fremgår av valgkomiteens innstilling (benkeforslag). I så fall skal det gjennomføres skriftlig avstemming.
Tips 4: Slik kan en digital innkalling se ut:
Innkalling Digitalt Årsmøte 2021
Legg også til informasjon om møteform (lenke til møterom, hvis dere bruker det), informasjon om hvordan delegatene kan ytre seg (f.eks. i chat) og hvordan dere vil gjennomføre valg.
Tips 5: Utsending
- Førstevalget: E-post (de fleste har det, og det er billig og effektivt).
- Andrevalget: de som ikke har oppgitt sin E-postadresse, kan motta SMS. Be gjerne om å få E-postadresse til delegatene, så dere kan ta dialogen videre digitalt.
- Vurder om dere skal sende brev eller ringe de resterende. Det viktigste er å gi delegatene mulighet til å si i fra dersom digital avvikling er umulig, enten via telefon, eller E-post.
- Dersom noen ikke kan, er det mulig å gå i dialog og diskutere løsninger.
Tips 6: Lag mappe til møteleder
Det er styrets ansvar å forberede årsmøtet. Dette må være på plass:
- En digital medlemsliste, slik at møteleder og styret har kontroll på hvem som har rett til å delta.
- Årsmelding
- Årsregnskap
- Innkomne saker i Word eller PDF
- Det er lurt å samle alle saksdokumenter kronologisk i ett dokument, for å holde best mulig oversikt
- I tillegg til å sende saksdokumenter i god tid før møtet, er det også lurt å sende dem rett før møtet, slik at de er enkle å finne i E-postens innboks
- E-postliste til alle delegatene
- Forslag fra valgkomiteen
- Forbered valget ved å sette opp mulige valg-alternativer i avstemmingssystemet: Valg av leder, styremedlemmer mm.
Tips 7: Praktisk gjennomføring
- Arranger et prøveårsmøte i forkant av selve årsmøtet med møtedirigenten til stede. De som har meldt seg på så langt bør også inviteres. Hensikten er å teste at alle er sikre på hvordan de bruker de ulike funksjonene før årsmøtet. Det er også lurt å gå gjennom hvordan man ber om ordet og avgir stemme i tillegg til å forsikre seg om at deltakerne kan kommunisere med hverandre.
- Be deltakere logge seg på 30 minutter før oppstart for å unngå eventuelle tekniske oppstartproblemer.
- Be deltakerne laste ned appen som skal brukes på forhånd.
- Leder ønsker velkommen, informerer om hvordan man tar ordet, hvordan valg foregår, og går deretter i gang med saksliste.
- Vær forberedt på at det kan komme motforslag på møteleder.
- Når møteleder er valgt, overtar vedkommende ansvaret for gjennomføring av årsmøtet.
- Følg sakslisten som vanlig. Bruk chat for meningsutveksling og avstemmingssystemet for valg.
- Husk å gi folk litt tid når det stemmes (20 sek ++).
Tips 8: Krav til møteleder
- Møteleder må beherske digitale møterom, chat og system for avstemming. Hvis det er usikkerhet rundt dette, anbefaler vi å velge telefon eller E-post, men valgene må kunne dokumenteres, dvs. skje skriftlig via SMS eller E-post.
- I tillegg må møteleder kjenne til NHFs lover og forskrifter og ha god kunnskap om generell møteledelse.
Tips 9: Skjemaer
Bruk gjerne NHFs maler for rapportering når dere sender inn årsregnskap, årsmelding, styresammensetning, årsmøteprotokoll og skjema for likepersonarbeid, hvis dere har hatt det. Dere finner dem her: https://nhf.no/for-tillitsvalgte/skjemaer/
Tips 10: Protokoll
- Gå for digital protokoll. Det forenkler innsending og dokumentasjon til for eksempel Lotteristiftelsen og NHF.
- I protokollen skal hele styret navngis med verv og funksjonstid.
- Gå gjerne for en digital signering. Digipost har en enkel og billig løsning: En med signaturrett må gå inn og opprette en bruker for organisasjonsleddet via: https://signering.posten.no/virksomhet/#/
- Alle lokallag/landsforeningslag må regnskapsrapportere til lotteristiftelsen innen fristen 1. juni.
